Atualizações do produto
Notas de versão, anúncios de recursos e melhorias da equipe de produto.
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Agora é possível assinar documentos direto pela Central de Atendimento usando a conta gov.br. É rápido, seguro e não precisa imprimir nada.
Isso depende do nível da sua conta gov.br. O nível Bronze é o mais simples. Ele é criado quando você faz só um cadastro básico (CPF, e-mail e telefone). Por isso, esse nível não tem confiabilidade suficiente para assinar documentos.
Já os níveis Prata e Ouro exigem uma verificação a mais da sua identidade, como validação bancária, biometria ou certificado digital. São esses dois níveis que permitem assinar.
Ao tentar assinar um documento com a conta nível Bronze, o sistema vai avisar e apontar o link para aumentar o nível da conta.
Para validar a assinatura realizada no documento, basta acessar o Serviço de Validação de Assinaturas ou baixar o app VALIDAR QR CODE e optar por alguma das alternativas disponíveis para verificar a assinatura.
Marque a caixa de seleção "Concordo com os termos de uso e política de privacidade" e, por fim, o botão "Validar"
Feito isso, o site/app vai apresentar a(s) assinatura(s) validada(s):
Não encontrou essa opção em sua base?
Essa funcionalidade só aparece depois que a base integra o sistema com o serviço gov.br e obtém as credenciais necessárias para habilitar a assinatura.
Então, se você não está vendo essa opção, é porque a sua entidade ainda não fez essa integração. Contate o suporte via chat ou e-mail ([email protected]) para solicitar a integração.
Dentro da plataforma, "Contato" é o cadastro de cada pessoa física, pessoa jurídica ou setor que interage com a sua entidade — seja abrindo uma solicitação, respondendo um protocolo ou acessando a Central de Atendimento (a porta de entrada do cidadão/cliente).
É esse cadastro que garante que a plataforma saiba, com segurança, quem está falando com quem: qual e-mail, telefone, CPF/CNPJ e demais dados pertencem a cada solicitante.
Por isso, a qualidade desse cadastro impacta diretamente a sua operação: um contato mal identificado ou duplicado pode gerar protocolos separados para a mesma pessoa, dificultar buscas, atrapalhar relatórios e até gerar retrabalho para a sua equipe.
Procurando eliminar a duplicação de contatos e melhorar a qualidade de suas informações, nas próximas semanas o cadastro atual de contatos vai migrar para uma nova versão. A mudança é gradual e acontece de forma monitorada.
Hoje, o cadastro atual na plataforma protege apenas o e-mail como dado único. Isso permite que uma mesma pessoa (ou empresa) tenha mais de um cadastro com CPF/CNPJ ou celular repetidos — o que gera duplicidade, retrabalho e dificulta a identificação correta de quem está solicitando um atendimento.
A nova versão resolve isso protegendo três chaves ao mesmo tempo: e-mail, CPF/CNPJ e celular. Assim, cada pessoa física ou jurídica passa a ter um cadastro único e confiável dentro da sua base.
Na nova versão, garante-se:
Nenhum dado é apagado. Como a nova versão não permite duplicidade nas três chaves, ao editar um contato cujo e-mail, CPF/CNPJ ou celular já pertença a outro cadastro, será necessário atualizar o campo duplicado no momento de salvar.
Não. A migração será feita de forma acompanhada pela nossa equipe e avisaremos quando ela for ocorrer. Qualquer dúvida — e também para antecipar a atualização da sua base para a nova versão — é só acionar o suporte da 1Doc via chat ou e-mail: [email protected].
Organize, visualize e gerencie seus documentos com a nova experiência de navegação da Inbox 1Doc 🎉
⚠️Importante: esta novidade está disponível exclusivamente para a nova versão da plataforma.
Tudo foi redesenhado para deixar o seu fluxo de trabalho mais rápido e eficiente na nova versão da 1Doc. A nova Inbox traz melhorias pensadas para facilitar a organização diária das suas demandas e a navegação entre setores e documentos.
Certifique-se de que sua conta esteja utilizando a nova versão da plataforma. Ao acessar a aba Inbox no menu principal, o novo layout e todas as suas melhorias de navegação já estarão ativos automaticamente para o seu uso. Caso sua base queira ativar o nova versão, basta contatar o suporte via chat ou e-mail [email protected].
O cenário empresarial brasileiro ganha um novo marco a partir de 1º de julho de 2026. Por determinação da Receita Federal do Brasil, sob a Instrução Normativa RFB nº 2.229/2024, passa a vigorar o modelo de CNPJ alfanumérico.
A medida visa sanar o iminente esgotamento das combinações estritamente numéricas, gerado pelo ritmo acelerado de novas inscrições de pessoas jurídicas no país. A mudança, contudo, possui duas premissas fundamentais de tranquilidade para o mercado:
A novidade reside no fato de que as 12 primeiras posições (que identificam a inscrição e a filial) poderão receber letras maiúsculas de A a Z. Os dois últimos caracteres — conhecidos como dígitos verificadores — permanecem estritamente numéricos.
Softwares de gestão pública e corporativa que lidam com fluxos documentais possuem obrigatoriedade legal de conformidade. Na 1Doc, onde trafegam milhares de processos diários envolvendo cadastros de contribuintes, fornecedores, assinaturas digitais e protocolos, a preparação ocorreu de forma antecipada para mitigar qualquer atrito operacional.
A entrega técnica da plataforma engloba:
É fundamental destacar que o sucesso completo das transações depende da maturidade tecnológica de todo o ecossistema de TI do país.
A 1Doc garantiu total adequação de suas funcionalidades nativas. No entanto, rotinas que dependem da validação de terceiros — como a emissão e leitura de certificados digitais por Autoridades Certificadoras (ICP-Brasil), autenticações unificadas do Gov.br ou enriquecimento de dados via plataformas parceiras — estão condicionadas ao cronograma de atualização de cada uma dessas entidades.
Para proteger a experiência do usuário, a 1Doc implementou ferramentas de observabilidade e logs segmentados. Se um sistema terceiro falhar ao tentar processar o novo CNPJ, a plataforma emitirá uma mensagem, permitindo a rápida identificação da origem da inconsistência.
A virada de chave ocorrerá de maneira centralizada e automática no primeiro minuto do dia 01 de julho de 2026, sem necessidade de parametrização manual por parte dos administradores das contas.
A rotina de uma organização — seja ela uma prefeitura atendendo ao cidadão ou uma empresa privada cuidando de seus processos internos — exige ferramentas que facilitem a rotina em vez de criar obstáculos.
Pensando em (novamente) ouvir sua opinião e tornar o seu trabalho cada vez mais fluido, realizamos mais uma rodada da nossa pesquisa de NPS. A resposta foi incrível: recebemos mais de 17 mil contribuições, e cada um desses feedbacks trouxe dados valiosos para o nosso time. Queremos agradecer a você pela parceria e pelo tempo dedicado!
Analisamos profundamente cada um dos comentários para entender as reais prioridades de quem usa o sistema na linha de frente. A partir desse diagnóstico, organizamos este comunicado com alguns esclarecimentos sobre os temas mais trazidos na pesquisa.
Os feedbacks mostraram que a plataforma ajuda muito na agilidade e na organização interna, mas também apontaram aspectos onde precisamos evoluir. Abaixo, listamos os principais pontos positivos apontados na pesquisa:
A seguir, abordamos os principais pontos de desenvolvimento apresentados nos comentários do NPS:
A principal dor apontada neste ciclo do NPS foi a instabilidade percebida no sistema, que ocorreu entre os meses de março e abril.
Sabemos o quanto é frustrante quando o sistema oscila ou apresenta lentidão bem no meio de uma tarefa importante. Por isso, trabalhamos intensamente para normalizar o funcionamento da plataforma após as instabilidades.
Mobilizamos toda nossa equipe de engenharia para aplicar melhorias de desempenho na infraestrutura, garantindo que o sistema permaneça seguro, rápido e disponível.
Muitos respondentes da pesquisa trouxeram novamente o desejo de editar ou excluir documentos e despachos depois que eles já foram enviados. Por lidarmos com registros formais e fluxos oficiais, o sistema precisa garantir a segurança de todos os envolvidos.
A edição posterior, exclusão ou marcação como não lido não é habilitada na plataforma 1Doc devido a dois fatores muito importantes:
Ainda assim, entendemos a necessidade prática de corrigir erros simples de digitação percebidos apenas após a emissão. Por isso, estamos considerando a possibilidade de permitir a edição no futuro, desde que sejam cumpridas condições rigorosas de controle, como a criação de um histórico imutável que mostre o que foi alterado.
Outro ponto que se destacou no NPS foi a busca de documentos. Se você também sente dificuldades para localizar processos na sua caixa de entrada, saiba que a 1Doc conta com uma ferramenta de Busca Geral Avançada. Ao clicar no campo de busca, você pode abrir o painel avançado e usar filtros que refinam os resultados. Descubra o passo a passo para utilizar a busca avançada lendo este artigo.
Entre as respostas da pesquisa, percebemos também a recorrência de comentários relacionados ao treinamento no uso da plataforma 1Doc.
Acreditamos que uma tecnologia de verdade precisa ser simples e acessível para qualquer equipe. E, para esclarecer os recursos da 1Doc, desenvolvemos um modelo de treinamento interativo diretamente na tela da plataforma.
Em breve, todos os usuários que apontaram a necessidade de treinamento ou suporte no uso da plataforma serão acionados para experimentar o nosso onboarding automatizado em primeira mão. Afinal, queremos que sua equipe domine o potencial máximo da 1Doc com total autonomia.
Alguns relatos no NPS apontaram que, às vezes, chegam comunicações ou processos de outros setores que acabam poluindo a visualização da caixa de entrada. Isso geralmente acontece devido ao desenho do organograma setorial ou pela alocação de profissionais com funções muito distintas em um mesmo departamento.
Como a 1Doc trabalha com o princípio de transparência e hierarquia (onde setores "pais" acompanham setores "filhos"), uma estrutura base bem alinhada evita o acúmulo de informações irrelevantes.
Portanto, ao ajustar as atribuições dos servidores e departamentos de acordo com suas reais funções, a caixa de entrada de cada um passa a exibir estritamente as demandas de seu interesse.
Quer entender como otimizar a estrutura de setores da sua entidade? Veja nosso guia completo sobre organograma clicando aqui.
O NPS não é uma ação isolada, é um ciclo de evolução contínua. Por isso, em breve lançaremos uma nova pesquisa para continuar acompanhando a sua experiência.
Seguimos juntos nessa jornada para simplificar o seu dia a dia!
Nos últimos meses, ouvimos os usuários da 1Doc — especialmente por meio do NPS — e alguns pontos ficaram claros: filtragem ineficiente, excesso de retrabalho e necessidade de mais fluidez no uso do sistema.
As atualizações mais recentes vêm exatamente para responder a esses desafios, tornando a experiência mais simples, rápida e organizada.
Facilita a identificação e tratamento de demandas prioritárias (idoso, gestante, doador de sangue, etc). O próprio cidadão seleciona o atendimento prioritário, marca sua situação e envia ou não o documento comprobatório.
Caso queira, o servidor pode requisitar o documento comprobatório e, caso este não seja enviado, revogar a prioridade. Da mesma forma, o atendimento prioritário também pode ser reestabelecido pelo servidor posteriormente.
Estes atendimentos aparecerão com tags automáticas e organizados seguindo o padrão P1 (maiores de 80 anos), P2 (prioridades padrão), P3 (doadores de sangue) e, então, a fila comum.
Antes, a única maneira de a equipe interna bloquear novas interações do cidadão durante a tramitação interna de um processo era utilizando o botão "Concluir externamente".
O problema é que isso alterava o status do protocolo para "Concluído", gerando a falsa impressão ao munícipe de que seu pedido havia sido encerrado definitivamente, sem retorno.
Agora é possível indicar que um processo está em andamento e bloquear as interações dos cidadãos sem finalizá-lo.
O Portal da Transparência foi adequado às novas regras do Portal Nacional de Transparência Pública, permitindo baixar relatórios rapidamente em texto ou planilhas. Além disso, marcadores públicos agora podem refletir diretamente para a visualização do cidadão.
Agora, quando você recorrentemente precisa mandar documentos para o mesmo grupo de setores, é possível enviá-los ao mesmo tempo, evitando repetições manuais.
Permite visualizar rapidamente documentos que ainda não foram abertos por você.
Como usar: na listagem, aplique o filtro de “não lidos” para focar apenas nos itens pendentes.
A 1Doc continua evoluindo com base no que realmente importa: a experiência de quem usa todos os dias. E mais novidades serão lançadas para garantir uma rotina mais fluida dentro da plataforma.
Em nosso dia a dia, buscamos flexibilidade para gerenciar informações na plataforma da 1Doc. Porém, a forma como lidamos com documentos e comunicações dentro da gestão pública é regida por rigorosas leis que visam garantir a transparência, a integridade e a validade jurídica de cada ação.
Por essa razão, nossa plataforma opera sob diretrizes que impedem a edição ou exclusão de documentos e comentários já protocolados, bem como a marcação de mensagens como não lidas. Essas funcionalidades foram desabilitadas para garantir a conformidade com algumas leis, entre elas as seguintes:
Portanto, a impossibilidade de editar, excluir ou marcar como não lido é uma medida de segurança para a sua instituição e para você. Cada documento, memorando ou ofício representa uma etapa oficial e imutável de um processo administrativo.
Ao garantir que o registro seja final e permanente, a plataforma oferece a segurança de que o histórico de suas ações é íntegro e está em total conformidade com a legislação brasileira. Se tiver mais dúvidas, nossa equipe de suporte está à disposição para esclarecê-las.
O sistema 1Doc trabalha com setores utilizando hierarquia, ou seja os setores "Pais" tem controle sobre seu sub-setores (setores filhos).
O organograma setorial é um gráfico que representa a unidade estrutural de uma organização. Os organogramas mostram como estão dispostos os setores, a hierarquia e relações de comunicação existentes entre estes.
É de extrema importância uma boa definição do organograma, desde o início, para que o sistema tenha um bom funcionamento. Pode-se dizer que esta é a estrutura base do sistema, uma boa implementação do organograma gera uma maior facilidade no fluxo de informações entre os setores.
Abaixo tem-se uma amostra parcial de um organograma, formado por setores (pais) e sub-setores (filhos, netos e bisnetos):
O setor Pai toma conta de todos os setores abaixo de sua hierarquia, onde ele pode ter um número ilimitado de subsetores, que por sua vez podem ter outros subsetores (netos, bisnetos, etc).
A estruturação do organograma na plataforma 1Doc é muito importante para evitar complicações, especialmente na departamentalização de servidores/usuários. Afinal, dentro de um único departamento, várias pessoas podem ter funções totalmente diferentes.
Assim, um documento ou requisição totalmente relevante para um, não possui nenhuma relevância para o outro.
Por exemplo, o departamento de administração pode ter três analistas administrativos com funções totalmente diferentes. O primeiro, pode atuar com registro patrimonial (equipamentos de propriedade da prefeitura), enquanto o segundo lida com facilities (como a contratação de serviços terceirizados de conservação predial) e o terceiro com arquivamento de documentos.
Não é interessante para nenhum deles ter acesso a todas as requisições e documentos uns dos outros. Afinal, para o analista que atua com o registro patrimonial, as documentações e requisições relacionadas a facilities não possuem qualquer relevância.
E as solicitações direcionadas ao analista de registros patrimoniais também não são de interesse para o analista que atua com arquivamento, e assim por diante.
Portanto, ao alocar corretamente os servidores por funções dentro dos departamentos, é evitado o acúmulo de informações irrelevantes.
Dessa maneira, a caixa de entrada contém apenas o que é realmente de interesse para cada um, de acordo com as atividades desempenhadas por eles.
Lembrando que é possível também alocar os servidores em mais de um departamento, caso seja necessário que eles se envolvam em requisições cruzadas.
Exposição de dados
Quando pessoas com funções totalmente diferentes estão lotadas no mesmo departamento dentro da 1Doc, os documentos e requisições que deveriam ser da competência de apenas alguns servidores acabam sendo visíveis para todos os demais do mesmo setor.
Isso acontece porque a 1Doc trabalha com o princípio de que os servidores lotados em um mesmo departamento desempenham funções que se correlacionam.
E, com isso, permite a todos eles a visualização dos documentos relacionados ao departamento para garantir a transparência.
Contudo, em casos de alocação por departamento que desconsideram as funções de cada servidor, as informações que deveriam ser compartilhadas apenas com os membros relacionados acabam ficando expostas também para pessoas não relacionadas.
O que pode levar a uma exposição de informações confidenciais. Por isso é importante considerar a atuação dos servidores ao atribuí-los aos departamentos.
A plataforma foi reestabelecida na data de hoje (01/04), no entanto identificamos que alguns acessos estão sendo retidos, apresentando na tela o erro 403.
Para normalizar sua navegação, siga estes passos:
1) Acesse pelo link direto: utilize o endereço http://nomedasuaentidade.1doc.com.br
2) Troque o navegador: tente acessar por uma guia anônima ou um navegador diferente do habitual
3) Limpe o cache: faça a limpeza de dados do navegador (Ctrl + Shift + Del) para garantir que as configurações antigas não interfiram no novo acesso.
Se mesmo assim o problema persistir é de suma importância que você acesse um de nossos canais com o suporte:
📧e-mail: [email protected]
Chat ao vivo: atendimento.1doc.com.br/kb (clicar no balão azul localizado no canto inferior direito da tela)
Atenciosamente,
Equipe 1Doc
Em decorrência das instabilidades registradas nos últimos dias, nossa equipe técnica atuou de forma intensiva ao longo de todo o final de semana, conduzindo análises e implementando correções estruturais na plataforma 1Doc. As ações realizadas foram necessárias para garantir a estabilidade do sistema no médio e longo prazo.
Informamos que estamos finalizando os últimos ajustes e validações em ambiente produtivo e que a previsão é de que a plataforma esteja plenamente estabilizada e operando dentro dos padrões esperados a partir de hoje.
Pedimos desculpas pelos transtornos causados e agradecemos a compreensão.
Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, entre em contato com nossa Central de Atendimento:
📧 [email protected]
https://atendimento.1doc.com.br/kb
Atenciosamente,
Equipe 1Doc